Prozess der Terminbuchung

Auf der Registerkarte Kalender kannst du Termine für jeden deiner Kalender buchen! Das ist eine tolle Möglichkeit, den Überblick zu behalten und ganz einfach Termine in deinen Tag einzubauen. Wähle in der linken Seitenleiste Kalender und klicke oben rechts auf die Option "Termin buchen".

Schritt 1: Wähle den Kontakt, den du buchen möchtest.

• Finde ihn in deiner Kontaktliste oder füge einen neuen Kontakt hinzu
• Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, brauchst du seinen Namen, seine Zeitzone, seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse für ein vollständiges Profil. Um fortzufahren, brauchst du jedoch nur entweder die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse. 

Schritt 2: Fülle die Termindetails aus

• Bestimme den Kalender für diesen Termin im Dropdown-Menü
• Bestätige deine Zeitzone

HINWEIS: Du kannst die Zeitzone deines Kontakts in seiner Kontaktkarte in der rechten Spalte des Fensters sehen, um die Terminplanung zu erleichtern. Wenn er keine Zeitzone hat, kann es sehr hilfreich sein, seine Zeitzone in das System einzugeben. Wenn sie mit deiner übereinstimmt, kannst du einfach das Kästchen unten ankreuzen, um die Zeitzone deines Kontakts an deine anzupassen.

• Datum und Uhrzeit einstellen

HINWEIS: Du kannst für einen Kunden eine eigene Zeit erstellen, die sich von den Standardzeitfenstern des Kalenders unterscheidet, indem du auf "Benutzerdefiniert" unter dem Zeitfenster klickst. 

• Füge den Titel des Termins hinzu, den du und dein Kunde sehen werden

HINWEIS: Wenn du dieses Feld leer lässt, wird der Titel des Termins, den du bei der Erstellung des Kalenders verwendet hast, automatisch ausgefüllt, sobald du den Termin buchst.

• Du kannst auch eine Terminbeschreibung hinzufügen, indem du auf "Notizen anzeigen" klickst.
• Unter "Zusätzliche Einstellungen" kannst du den Besprechungsort anpassen (falls er sich von dem in den Kalendereinstellungen angegebenen Ort unterscheidet) und den Terminstatus (bestätigt/unbestätigt) festlegen.

Schritt 3: Zeige deine Terminübersicht unter Kalender an

• Wechsle zwischen Primär-, Benutzer-, Gruppen- und nicht zugewiesenen Kalendern, um eine Tages-, Wochen- und Monatsübersicht zu erhalten.
• Eine Listenansicht der Termine findest du auf der Registerkarte Termine.

Schritt 4: Fährst du in den Urlaub? Kinder krank? Blockiere die Zeiten, zu denen du nicht verfügbar bist - auch wenn sie den Verfügbarkeitseinstellungen in deinen Kalendern widersprechen -, damit niemand zu diesen Zeiten oder an diesen Tagen buchen kann.

• Ziehe in einer beliebigen Ansicht (täglich, wöchentlich, monatlich) die Tage oder Zeiten, an denen du abwesend sein wirst.
• Wenn das Pop-up-Fenster erscheint, klickst du auf "Gesperrte Zeit hinzufügen" (auf diese Weise kannst du auch Termine buchen).
• Wähle das Teammitglied aus, für das dies gilt. Du kannst dies für dich selbst und jedes andere Teammitglied tun, wenn du Administrator in deinem Konto bist. 
• Gib die Start- und Endzeit für deine Abwesenheit an. 
• Gib der Abwesenheit einen Titel, um sie besser in Erinnerung zu behalten und die Transparenz zu erhöhen.
• Füge bei Bedarf eine Beschreibung für diese Auszeit hinzu, indem du auf "Notizen anzeigen" klickst.

HINWEIS: Wenn du deinen Google-/Outlook-Kalender in dein Konto integriert hast, kannst du die Ereignisse und Termine in deinem Kalender sehen und auch die entsprechenden Datums- und Zeitaktualisierungen.