Vielleicht möchtest du wiederkehrende Rechnungen erstellen, die automatisch nach einem bestimmten Zeitplan an deine Kunden gesendet werden. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich leicht automatisieren und können wöchentlich, monatlich oder in jedem anderen gewünschten Rhythmus verschickt werden, damit Kunden, die eine wiederkehrende Dienstleistung oder ein wiederkehrendes Produkt kaufen, ihre Zahlungen kontinuierlich leisten können.

Schritt 1: So erstellst du eine wiederkehrende Rechnung

• Klicke auf der Seite "Alle" oder "Wiederkehrende Vorlage" auf "Neu".
• Wähle "Neue wiederkehrende Vorlage" aus, indem du entweder auf der Seite Alle Rechnungen oder Wiederkehrende Vorlagen auf "Neu" klickst.

• Lege in den Häufigkeitseinstellungen fest, wie oft die Rechnungen versendet werden sollen.
  • Du kannst festlegen, wie viele Tage im Voraus die Rechnungen verschickt werden sollen (wenn zum Beispiel eine wöchentliche Rechnung montags fällig ist, kannst du sie 2 Tage im Voraus verschicken, damit dein Kunde 48 Stunden Zeit hat, sie zu prüfen).

Schritt 2: Gesendete Rechnungen und Zahlungsstatus anzeigen

• Klicke auf "Details" unter dem Namen der Vorlage, um den Status der wiederkehrenden Rechnungsserie zu überprüfen. Auf der rechten Seite erscheint ein Popup-Fenster, in dem der Status der Rechnung als versendet, überfällig, bezahlt oder nicht versendet angezeigt wird.

• Hier ist eine Beschreibung, was jeder Status bedeutet:
  • Versendet: Die Rechnung wurde erfolgreich an den Kunden versendet.
  • Überfällig: Die Rechnung wurde rechtzeitig verschickt, aber vom Kunden noch nicht bezahlt.
  • Bezahlt: Der Kunde hat die Rechnung bezahlt
  • Nicht gesendet: Bei der Übermittlung der Rechnung an den Kunden ist ein Systemfehler aufgetreten und die Rechnung muss erneut gesendet werden.
• HINWEIS: Der Rechnungsstatus kann auch innerhalb des Builders überprüft werden, sobald die wiederkehrende Vorlage geplant ist.

Schritt 3: Zukünftige Rechnungen nicht mehr senden (stornieren)

• Wiederkehrende Rechnungen, die aktiv oder geplant sind, können abgebrochen bzw. der Versand zukünftiger Rechnungen gestoppt werden.
• Wähle die Option Beenden aus dem Dropdown-Menü Aktionen auf der Seite Wiederkehrende Rechnungen und bestätige die Meldung im Popup-Fenster.

• Im Builder kannst du auch auf das 3-Punkte-Dropdown-Menü klicken, um die wiederkehrende Rechnung zu beenden.-dot dropdown menu to end the recurring invoice too.

Profi-Tipps:

• Stornierte und abgeschlossene Rechnungen können nur gelöscht werden, wenn keine Rechnung an den Kunden gesendet wurde oder wenn die Rechnung manuell als abgeschlossen markiert wurde.
• Gelöschte wiederkehrende Vorlagen werden nicht in der Standard-Listenansicht auf deiner Rechnungsseite angezeigt.
• Preis, Rabatt oder Steuern können für zukünftige wiederkehrende Rechnungen nicht mehr geändert werden, sobald du die wiederkehrenden Rechnungen geplant hast. Du kannst den Versand einer bestimmten Rechnung in der Serie einzeln bearbeiten, aber du kannst die Standardautomatisierung nicht als Ganzes aktualisieren. 
• Die Häufigkeit kann nicht bearbeitet werden. Wenn du zum Beispiel eine Serie von 10 wöchentlichen Rechnungen versendest und diese in 10 monatliche Rechnungen ändern möchtest, musst du die wöchentliche Serie abbrechen/beenden und eine neue monatliche Serie starten.
• Einmalige und wiederkehrende Produkte sind für die wiederkehrenden Rechnungen geeignet. Für wiederkehrende Produkte wird nur der Preis für das wiederkehrende Produkt verwendet und die Häufigkeit muss in der Einstellung für die Rechnungshäufigkeit festgelegt werden. (Wenn du z. B. einmalig CHF 500,00 für eine Dienstleistung und dann CHF 50,00/Monat für eine laufende Dienstleistung berechnest, sind die laufenden CHF 50,00 für die wiederkehrenden Rechnungen geeignet.