Automatische Zahlungen in wiederkehrenden Rechnungs-Vorlagen

Einführung von automatischen Zahlungen in wiederkehrenden Vorlagen: Eine optimierte Lösung für die Rechnungsstellung

Die Verwaltung von Kundenzahlungen kann eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem, wenn es um wiederkehrende Rechnungen geht. Aber mach dir keine Sorgen mehr! Mit der automatischen Zahlungsfunktion in unseren Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen kannst du pünktliche Zahlungen sicherstellen, ohne dass du darauf warten musst, dass deine Kunden etwas unternehmen.

Mit dieser innovativen Funktion kannst du den Rechnungsbetrag am Fälligkeitstag automatisch von der Kreditkarte deines Kunden abbuchen lassen.

Warum Auto Payments?

Automatische Zahlungen in wiederkehrenden Vorlagen bedeuten, dass du nicht darauf warten musst, dass der Kunde deine Rechnung pünktlich bezahlt. Mit dieser Einstellung wird der Rechnungsbetrag am Fälligkeitstag automatisch von der Kreditkarte des Kunden abgebucht.

Hinweis: In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass du bereits wiederkehrende Rechnungen eingerichtet hast. Eine detaillierte Übersicht über die Einrichtung von wiederkehrenden Rechnungen findest du in unserem Artikel "Wiederkehrende Rechnungen erstellen".

Einrichten deiner automatischen Zahlung

• Schritt 1: Klicke im Recurring Invoice Builder auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke deines Fensters und wähle dann Automatische Zahlung verwalten

• Schritt 2: Das Fenster zur Einrichtung der automatischen Zahlung wird angezeigt. Hier kannst du automatische Zahlungen für deinen Kunden einrichten.
  • Diese Einstellung wird auch im Fenster Terminbestätigung angezeigt, wenn du eine neue wiederkehrende Rechnung planst.
• Schritt 3: Im Fenster "Automatische Zahlung" siehst du mehrere Optionen
  • Vergewissere dich, dass der Kippschalter "Automatische Zahlung aktivieren" eingeschaltet ist.
    • Mit diesem Kippschalter kannst du die automatischen Zahlungen während der gesamten Laufzeit der wiederkehrenden Rechnung ein- und ausschalten.
  • Der Parameter "Zu zahlender Betrag" zieht automatisch den Preis heran, der in deiner Rechnung aufgeführt ist. Diese Zahl kann in diesem Fenster nicht geändert werden, sie ist also nicht editierbar.
  • Wähle deine gewünschte Zahlungskartenoption aus. Beim Einrichten hast du drei Möglichkeiten, die Zahlungskarte auszuwählen:
    • Kundenkarte - Ermöglicht es, den Kunden automatisch mit derselben Karte zu belasten, die für die erste Zahlung für die wiederkehrende Vorlage verwendet wird.
    • Gespeicherte Karte - Wenn es für den Endkunden gespeicherte Karten gibt, kannst du diese Karte verwenden, um den Endkunden automatisch bei jedem Fälligkeitsdatum für die wiederkehrende Vorlage zu belasten.
    • Neue Karte - Du kannst auch neue Kartendetails eingeben, um den Kunden mit dieser speziellen Karte zu belasten, wenn eine Rechnung in der wiederkehrenden Vorlage fällig ist.
  • Sobald deine automatischen Zahlungsoptionen eingerichtet sind, drücke auf Aktualisieren und deine automatische Zahlung wird eingerichtet!

Automatische Zahlungsbenachrichtigungen

• Du und der Endkunde werden bei jedem Erfolg/Misserfolg einer Rechnung in der wiederkehrenden Vorlage benachrichtigt.
• Der Endkunde wird ebenfalls benachrichtigt, bevor die Gebühr automatisch abgebucht wird. Diese Benachrichtigung wird "x" Tage im Voraus verschickt, wie in der Einstellung für die wiederkehrende Häufigkeit festgelegt.

• Wenn eine Rechnung vor dem Abzug der automatischen Gebühr aktualisiert wird, wird die Zahlung nicht automatisch verarbeitet. In diesem Fall wirst du per E-Mail benachrichtigt und solltest die aktualisierte Rechnung an den Endkunden weitergeben, um den Verlust von wiederkehrenden Einnahmen zu vermeiden.

Was passiert, wenn eine Autozahlung fehlschlägt?

• Wenn die automatische Zahlung mit der festgelegten Karte fehlschlägt, werden der Endkunde und der Rechnungsversender per E-Mail benachrichtigt.
• Wenn der Kunde nach der Benachrichtigung über die fehlgeschlagene automatische Zahlung erfolgreich mit einer neuen Karte zahlt, wird diese neue Karte aktualisiert, um die automatische Zahlung für alle zukünftigen Rechnungen abzuziehen.
• Nach der ersten fehlgeschlagenen Zahlung wird die Zahlung zwei weitere Male im Abstand von 24 Stunden wiederholt. Wird die Zahlung dann immer noch nicht bearbeitet, wird kein weiterer automatischer Zahlungsversuch unternommen und der Kunde muss die Rechnung manuell bezahlen.