Terminbestätigung und -erinnerung in Workflows erstellen

Terminbestätigungs- und Erinnerungskampagnen können in deinen Workflows erstellt werden, um Termine zu bestätigen und die Leads bis zum Termin mit Erinnerungen zu versorgen. Befolge diese Schritte, um loszulegen:

Schritt 1: Erstelle den Workflow für die Terminbestätigung 

• Navigiere zu Automatisierungen > Workflows
• Klicke auf "Einen Workflow erstellen"

• Wähle "Von Grund auf neu" > Klicke auf "Workflow erstellen". 

• Im Fenster öffnet sich der Workflow Builder.

Schritt 2: Anpassen des Workflows 

• Wähle im Builder den Workflow-Auslöser "Termin" und füge zusätzliche Filter hinzu (siehe unten):

  • Filter für den Kalender, für den du diesen Workflow auslösen möchtest

  • Filter für den Status des Termins, wir empfehlen die Option "Bestätigt".
    
    

• Füge eine Aktion "E-Mail senden" oder "SMS senden" hinzu, um eine Bestätigung zu erstellen, die an den Lead/Kunden gesendet wird, sobald der Termin bestätigt wurde.
• Erstelle dann die nachfolgenden Ereignisse/Aktionen, die deine Erinnerung(en) sein werden. Du kannst so viele erstellen, wie du möchtest.

• Mit den Warteschritten vor jeder Aktion kannst du bestimmte Zeiträume festlegen, in denen die Erinnerung(en) verschickt werden sollen.
  • Wenn du zum Beispiel einen Warteschritt einrichtest, um 24 Stunden vorher eine E-Mail zu versenden, wird die Aktion 24 Stunden vor dem geplanten Termin ausgelöst. Du kannst dies sowohl für SMS- als auch für E-Mail-Erinnerungen innerhalb desselben Workflows und unter Verwendung derselben Art von Einstellungen tun. (Es ist üblich, sowohl eine E-Mail- als auch eine SMS-Erinnerung zu verwenden.)
  • Du kannst die Wartefunktion auch nutzen, um zu einem bestimmten Schritt zu gehen, der auf den Warteschritt folgt, anstatt einfach zum nächsten Schritt zu gehen. So kannst du in zeitkritischen Arbeitsabläufen eine größere Abfolge von Schritten überspringen.

• Wenn du alle Anpassungen vorgenommen und deine Aktionen hinzugefügt hast, musst du den Workflow speichern und sicherstellen, dass er veröffentlicht wird. 

Profi Tipps:

• Um sicherzustellen, dass ein Lead weiterhin Erinnerungen erhält, auch wenn er auf die Workflow-E-Mail/SMS antwortet, musst du in den Workflow-Einstellungen die Option "Bei Antwort anhalten" deaktivieren.

• Das ist für eine Erinnerungskampagne notwendig, denn selbst wenn ein Lead antwortet, um den Termin zu bestätigen, bedeutet das nicht unbedingt, dass du ihm keine weiteren Erinnerungen mehr schicken willst. Wenn ein Lead mit "Ich freue mich darauf!" oder "Bis dann!" antwortet, möchtest du nicht, dass er die nachfolgenden Erinnerungen verpasst.