E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen einrichten in Workflows

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie du E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen in Workflows einrichtest. Das Versenden von SMS oder E-Mails an Leads/Kunden ist nicht nur eine gute Möglichkeit, um bequem und effizient mit ihnen zu kommunizieren, sondern auch, um dringende Informationen und Benachrichtigungen an dich oder dein Team zu senden.

Mit E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen kannst du wichtige Informationen über dein System, deine Leads und deine Kunden auf dem Laufenden halten. Du möchtest zum Beispiel benachrichtigt werden, wenn ein Termin gebucht wurde oder ein Kontakt sich von deiner Kommunikation abmeldet. Dies sind nur einige Beispiele für die vielen auslösenden Aktionen, für die du eine E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung innerhalb eines Workflows erstellen kannst.

Das folgende Beispiel zeigt eine E-Mail-Benachrichtigung, die an einen zugewiesenen Benutzer gesendet wird, wenn ein neuer Termin in einem bestimmten Kalender gebucht wird:

Schritt 1: Einen Workflow-Auslöser erstellen

• Navigiere zu Workflows
• Erstelle einen neuen Workflow
• Füge einen Workflow-Auslöser hinzu - das ist die Aktion, die das System veranlasst, die von dir erstellte(n) Benachrichtigung(en) auszulösen
  • In diesem Beispiel verwenden wir einen "Gebuchten Kundentermin" und geben einen bestimmten Kalender an. Du kannst den Auslöser allgemein für alle Kalender halten oder ihn so festlegen, dass er nur für einen bestimmten Kalender gilt.

• Speichere den Workflow-Auslöser.

Schritt 2: Workflow-Aktionen erstellen

• Klicke auf das + Symbol, um dem Workflow eine Aktion hinzuzufügen. Du kannst eine oder mehrere Aktionen hinzufügen und diese vollständig anpassen, wie es für dein Unternehmen sinnvoll ist. Dies sind die Benachrichtigungen, die du einstellst, wenn das auslösende Ereignis eintritt.
• In unserem Beispiel haben wir die Aktion "Interne Benachrichtigung" ausgewählt.
• Wähle die Art der Benachrichtigung, die du senden möchtest.

• Fülle die Details entsprechend aus. In der E-Mail-Benachrichtigung wählst du den Absendernamen, die Absender-E-Mail, den Benutzertyp, den Betreff und fügst deine Nachricht hinzu.
  • Du kannst benutzerdefinierte Werte verwenden, um die Nachricht anzupassen - in unserem Beispiel haben wir die benutzerdefinierten Werte für den Kontaktnamen und das Datum/die Uhrzeit des Termins verwendet, so dass die E-Mail, die der zugewiesene Benutzer erhält, folgendermaßen aussehen wird:

"Super! Natalie Marti hat einen Termin bei dir für MONTAG, 6. JUNI 2022 um 9:00 Uhr gebucht." 

Die Kontaktinformationen werden automatisch in die E-Mail-Vorlage eingefügt.

• Speichere die Aktion.
• Füge weitere Workflow-Aktionen hinzu, indem du das +-Symbol benutzt.
• Speichere und veröffentliche den Workflow.